Действовавший до 1 января 2024 года порядок оформления и заполнения дубликатов трудовых книжек предусматривал запрос сведений о предыдущей работе у прежних нанимателей непосредственно работником. Наниматель же оказывал содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению к данному нанимателю (ч. 2 п. 63 Инструкции о трудовых книжках в действующей редакции).

С 01.01.2024 порядок оформления дубликата трудовой книжки изменился.

С 01.01.2024 при оформлении дубликата трудовой книжки информация о трудовой деятельности работника за период начиная с 1 января 2003 г. подтверждается информацией о трудовой деятельности, содержащейся в индивидуальном лицевом счете  (далее ИЛС) застрахованного лица, открытом для ведения индивидуального (персонифицированного) учета в системе государственного социального страхования, которая представляется нанимателю по установленной Инструкцией форме (часть третья статьи 50 Трудового кодекса в новой редакции). Предусмотрено подтверждение требуемой информации, а не заполнение дубликата только на основании сведений Фонда.

Указанные сведения будут предоставляться нанимателям ФСЗН.

При оформлении дубликата трудовой книжки нанимателю  необходимо:

1) запросить в ФСЗН информацию о трудовой деятельности работника, т.е. обо всех местах его работы.

Данную информацию наниматель сможет получить посредством:

 - общегосударственной автоматизированной информационной системы (ОАИС);

- информационного ресурса "Личный кабинет плательщика взносов", размещенного на корпоративном портале ФСЗН.

 Информация о трудовой деятельности предоставляется ФСЗН нанимателям на безвозмездной основе.

На момент направления запроса в ФСЗН работник должен быть принят на работу к данному нанимателю. В ином случае ФСЗН информацию о трудовой деятельности работника нанимателю не предоставит.

Для получения информации о трудовой деятельности руководитель организации (иное уполномоченное должностное лицо организации) должен сформировать соответствующий запрос в ФСЗН по установленной форме (приложение 1 к Инструкции о трудовых книжках в новой редакции).

В нем необходимо указать:

- сведения о плательщике обязательных страховых взносов (учетный номер плательщика в органе ФСЗН, наименование, страховой номер ИЛС уполномоченного лица, запрашивающего сведения, содержащийся в его страховом свидетельстве государственного социального страхования (далее свидетельство социального страхования);

- страховой номер ИЛС, содержащийся в свидетельстве социального страхования лица, по которому запрашиваются сведения о трудовой деятельности.

На едином портале электронных услуг https://platform.gov.by для всех нанимателей с 4 января 2024 года доступна электронная услуга "Предоставление сведений о трудовой деятельности застрахованного лица (для оформления дубликата трудовой книжки)" (код - 3.25.12).

Информация о трудовой деятельности предоставляется ФСЗН по определенной форме и содержит следующие сведения (приложение 2 к Инструкции о трудовых книжках в новой редакции):

- о застрахованном лице (его Ф.И.О., страховой номер);

- трудовой деятельности (отдельно по каждому нанимателю). В частности, указываются наименование нанимателя, его УНП, адрес нахождения и др. Также в данном блоке указываются сведения о приеме на работу и увольнении с работы, о периоде работы по должности служащего, профессии рабочего, о присвоении квалификационной категории/разряда/класса / класса государственного гражданского служащего (квалификационного класса, классного чина, персонального звания, дипломатического ранга), информация по кодам основания увольнения.

2) запросить у прежних нанимателей на основании информации о трудовой деятельности, полученной от ФСЗН, информацию, нужную для заполнения сведений о работе в дубликате трудовой книжки.

При оформлении дубликата трудовой книжки наниматель может не обращаться к прежним нанимателям за получением информации, необходимой для заполнения сведений о работе в дубликате трудовой книжки, если информация о трудовой деятельности работника предоставлена ФСЗН в полном объеме.

Например, когда за дубликатом обращается работник, у которого стаж работы начался только с 2021 г. и в отношении которого в ФСЗН имеются сведения о виде договора, заключенного с указанным работником, наименовании профессии (должности), наименовании структурного подразделения, есть сведения об основаниях увольнения данного работника и т.д.

Оформление и выдача дубликата трудовой книжки, порядок получения нанимателем информации о трудовой деятельности, установлены Инструкцией о порядке ведения трудовых книжек (утверждена постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16.06.2014 N 40 (в редакции от 30.11.2023 N 47).